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DIGITALIZACION DE DOCUMENTOS


Referencia:DGI.01
Nombre:DIGITALIZACION DE DOCUMENTOS
Marca:Asdecom Plus
Categoria:Servicios
Disponibilidad:  Disponible
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RESPECTO A SU ARCHIVO HISTÓRICOSE HA PREGUNTADO: 

¿CUÁNTO GASTA EN PAPELERÍA  Y  COPIAS?

¿CUÁNTO ES EL COSTO DE SU ARCHIVO EN PAPEL?¿QUÉ CANTIDAD DE ESPACIO DESAPROVECHA EN ARCHIVOS?   
   

 

 ¿CUÁNTO LE CUESTA SI UN DOCUMENTO SE DAÑA O SE PIERDE?  ¿TIENE EXPERTOS EN ARCHIVOS O SOLO AMONTONAN CAJAS?  ¿QUÉ CANTIDAD DE TIEMPO GASTA EN UBICAR UN DOCUMENTO?
    
      
          
SI NO SABE CUANTO ESTA PERDIENDO CADA DIA EN BUSCAR INFORMACION Y ARCHIVARLA, LE PODEMOS DAR UN APROXIMADO. EL COSTO DE UN ARCHIVO FISCAL  DE 100 METROS CUADRADOS   ES DEL ORDEN DE $ 175.000.000 AL AÑO.   
Modernizamos SU EMPRESA haciendo la transición de todos los papeles en información.La información se consulta con software especial, el cual le permite aprovechar sus documentos al máximo, imprimirlos, buscarlos, poner notas, controlar el acceso y otros beneficios de tener toda su información al alcance de un botón.Empiece con la cultura de una OFICINA SIN PAPEL   QUE OFRECEMOS. Digitalización de archivos históricos de  cualquier tipo de documento.Conversión a formatos universales (PDF), de las páginas de sus archivos. Indexación  por palabra, para buscar posteriormente cualquier término.Se crea un menú para ubicar fácilmente lo que se busque, fecha, nit, etc.Se archiva en DVD’s sus documentos y estos a su vez en estuches bien identificados con su contenido.  VENTAJAS DEL MANEJO ELECTRONICOü  Agiliza el proceso de búsqueda de la información.ü  Ahorro de espacio físico y por consiguiente de costos.ü  Acceso a la información de una manera sencilla.ü  Portabilidad, puede llevar todos los documentos a donde quiera.ü  Imprima cualquier documento por completo o parcialmente.ü  Marque, copie y pegue a sus escritos todo lo que desee.ü  Elimina  riesgos de pérdida de documentos por  manipulación y  accidentes. LA ADMINISTRACION DE DOCUMENTOS. Es el proceso completo de digitalizar los documentos que son necesarios, estos entran por medios externos a las empresas y se debe completar el proceso al no generar más documentos impresos. Veamos este ejemplo del área de la caja y cuentas por pagar de una empresa. 
Los proveedores entregan sus  facturas (sólo el original) y en ese momento se digitaliza y se indexa. La imagen de la factura ingresa al Workflow automáticamente y es enviada al departamento que contrató al proveedor, a contabilidad y a cuentas por pagar. El documento se archiva automáticamente y ya no se utiliza.
Cada área revisa la factura y autoriza con firmas electrónicas. Si se tiene algún sistema de Administración se cargan los datos y se tiene el reporte de cuentas por pagar. Este reporte en lugar de imprimirse se manda al sistema de Administración de Documentos, a este se le configuran referencias cruzadas, y cuando se selecciona algún renglón o columna con algún dato (factura), nos presenta la imagen que soporta el pago. En caso de requerir hacer una póliza esta no se imprime y queda grabada en el sistema y con referencia con la factura, el cheque (previamente digitalizado) y el reporte de cuentas por pagar.
 Con la Digitalización se logra la "Oficina Sin Papel", los ahorros en tiempo de búsqueda de archivo de papeles, de espacio, de papelería, de gente, de tiempo en procesos,  hacen de la inversión de software un beneficio automático para la empresa.  ¿La Administración de Documentos funciona para cualquier Empresa?La respuesta es SI, y para que usted pueda darse una idea más clara de cómo le puede ayudar este tipo de soluciones en su empresa, les presentamos diversos ejemplos para distintos tipos de empresas. Además, para una mejor comprensión de la integración de una solución, iniciaremos cada ejemplo con lo más básico de la administración de documentos hasta llegar a una solución muy completa.EJEMPLO PRACTICO DE ADMINISTRACION DE DOCUMENTOS.APERTURA DE UNA CUENTA BANCARIA: Lo primero es la documentación que el banco va a solicitar para formar el expediente del cuenta habiente, algunos de los documentos son:- Copia del Acta de Constitución                       - Formato interno del Banco                             - Registro de Impuestos o declaración de renta - Comprobante de domicilio                 - Identificación oficial del representante y su domicilio.PROCESO ACTUAL DIAGRAMA           Desventajas
  • No hay control
  • Archivos duplicados
  • Gastos excesivos
  • Pérdida de tiempo
  • Mucho movimiento
  • Posibilidad de perder documentos
  • duplica el trabajo
  • Grandes sitios de Bodegaje
AHORROS                                                                      PROCESO DIGITALIZADO
Espacio, Copias, Tiempo, Mensajería, Papelería
CONTROL
Conocer en que parte del proceso se encuentra el tramite de apertura
Reportes de documentos faltantes
Otras áreas pueden utilizar los documentos sin duplicarlos
SEGURIDAD
Se elimina la posibilidad de pérdida de documentos
Las firmas pueden ser utilizadas automáticamente por los sistemas .
BENEFICIOS.·         Seguridad de la Información contra desastres (incendio, inundaciones, etc.)·         Seguridad de acceso a través de claves·         Confidencialidad y confiabilidad de la información.·         Facilidad de manejo del archivo·         Mejora de la productividad y eficiencia·         Integridad de la información ya que evita su adulteración.·         Indexado automático de documentos.·         Manejo de radicado automático en la correspondencia.·         Mejora la calidad del servicio a clientes internos y externos.ASDECOM Plus.  ofrece servicios de Digitalización y Administración de documentos, contamos con la mejor tecnología y los mejores productos para satisfacer las necesidades de las empresas en la implementación del concepto de "Oficina sin Papel ALCANCE

Ofrecer a nuestros Usuarios una solución integral de informática, que sea competitiva en las áreas de la administración electrónica de documentos (Documentos, Historias clínicas, Correspondencia, Inf. Contable), junto con los avances de la tecnología médica, buscando la mayor productividad, rentabilidad y satisfacción de nuestros usuarios tanto internos como externos.

      
El servicio de Outsourcing que requieren las empresas va más halla de tener consultores o darle mantenimiento a los equipos. La empresa necesita que se encarguen de áreas críticas, para que el personal administrativo se pueda concentrar en el negocio.

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